IOB Online
ANEXO DE ESPECIFICAÇÕES CONTRATUAIS RELACIONADAS DE LICENÇA DE USO DE SOFTWARE, PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS E OUTRAS AVENÇAS DO SERVIÇO DENOMINADO IOB ONLINE
1. OBJETO
1.1 O presente Anexo refere-se ao detalhamento dos serviços de software denominado como IOB ONLINE e suas características de acesso, em caráter não exclusivo e não transferível.
1.2 O SERVIÇO IOB ONLINE poderá ser comercializado de forma individualizada ou por intermédio da composição de pacotes que poderá conter em sua composição outros SERVIÇOS IOB, que terão o seu detalhamento nas Condições Especificas, bem como poderão possuir condições especificas e determinadas descritas para consulta no endereço https://iob.com.br/contratos.
1.3 Pacotes de Suporte Técnico adicionais poderão ser contratados durante a vigência do seu contrato. Para isso, consulte as condições juntamente a IOB. O detalhamento do Suporte Técnico de cada módulo, estará disponível nas Condições Especificas no momento da contratação.
1.4 Este Anexo é parte integrante dos Termo de Condições Gerais de Contratação (também denominado” CONDIÇÕES GERAIS DE CONTRATAÇÃO”) e complementado pelo Termo de Condições Gerais dos Serviços IOB (“CONDIÇÕES GERAIS”) e seus anexos, que estarão disponíveis para consulta no endereço https://iob.com.br/contratos
2. DOS SERVIÇOS
2.1 O produto IOB será dividido em módulos que possuem agrupamentos subdivididos como:
1) Sistema Financeiro e Serviços;
2) Sistema para captura e validação de Documentos Fiscais, Importação XML, Diagnóstico Tributário, Fechamento mensal e Indicadores DFe e Volumetria;
3) Sistemas de automação e Auditoria do SPED;
4) Portal de conteúdo IOB Online Inteligência, agenda tributária, e áreas temáticas;
5) Sistemas de Contabilidade, Patrimônio, Fiscal e Folha de pagamento;
6) Consultoria.
2.2 Os serviços descritos acima contarão ainda com funcionalidades e recursos específicos que poderão ou não fazer parte de seu Pacote.
Portal de conteúdo IOB Online Inteligência, agenda tributária, e áreas temáticas
Caso disponível em seu pacote de SERVIÇO, o produto web poderá conter extensões (add-ons) de áreas, calculadoras e assuntos específicos que, ao acessar a ferramenta, fornecerão a VOCÊ assuntos e consultas diferenciadas, voltadas para áreas especificas de conteúdo fiscal, tributário e trabalhista interpretado e atualizado em tempo real por uma equipe experiente e multidisciplinar, ou quando disponível, customizados para monitoramento, cálculos e atualização dos dados de seu interesse.
O SERVIÇO oferece a possibilidade de Agenda de Obrigações para que VOCÊ realize o cadastramento e agendamento das obrigações que avisam VOCÊ quando houver mudanças nas áreas, nos temas e nos assuntos de seu interesse, bem como a possibilidade de personalizações especificas para uma melhor experiência com o produto.
Esse serviço não possui dados a serem armazenados e necessidade de backup ou exportação de dados.
Consultoria
Em relação ao serviço de consultoria, se contratados, consigna-se que será realizado durante o horário comercial de segunda-feira a sexta-feira, excetuando-se feriados nacionais.
O atendimento de consultoria esclarece dúvidas de legislação referente às áreas de Impostos (ICMS, IPI, ISS e demais tributos estaduais e municipais (apenas capitais), Imposto de Renda, Trabalhista e Previdenciária, Contábil, Societária e Empresarial, durante o horário comercial (08h30 às 17h30, horário de Brasília), de segunda-feira a sexta-feira, excetuando-se os feriados.
Para acesso a consultoria telefônica e chat, VOCÊ receberá o cadastro de usuário e a senha a serem fornecidos pela IOB, o qual lhe dará acesso ao SERVIÇO com profissionais aptos a esclarecer as dúvidas aos temas relacionadas no item 1.1 do presente Contrato.
Os minutos da consultoria telefônica, não aplicável caso o pacote contratado seja de consultoria ilimitada, serão computados a partir do momento em que a chamada telefônica é atendida por um dos consultores da IOB. VOCÊ deve estar ciente de que, uma vez esgotados os minutos mensais concedidos pela contratada a título de franquia de acesso à consultoria telefônica, será cobrado valor adicional por minuto excedente, de acordo com a tabela de preço em vigor, independente se o(s) minuto(s) consumido(s) foram utilizados em consultas ou em pesquisas realizadas pela consultoria por sua solicitação.
Caso os minutos de consultoria telefônica mensais não sejam utilizados dentro do mês, não haverá o acúmulo para o próximo mês.
O extrato de utilização com os minutos utilizados, área e data poderão ser acessados em https://www.iob.com.br/central_assinante/ura/index.asp. Não são registrados no extrato outros dados que não os mencionados nessa cláusula, sendo de sua responsabilidade a preservação e não compartilhamento da senha de acesso ao SERVIÇO.
Para acesso aos serviços CHAT, a quantidade de consultas será limitada a quantidade contratada e definida nas Condições Especificas.
VOCÊ deverá restringir a sanar apenas 1 (uma) única dúvida objetiva por chamada. Será resguardado à IOB o direito de encerrar a conexão, caso VOCÊ prossiga com questionamentos/desdobramentos que transcendam a pergunta originalmente feita, devendo VOCÊ acionar novamente a CONSULTORIA CHAT, de acordo com as condições contratadas.
Para a Consultoria IOB Responde, orientamos que seja feita uma única pergunta em cada consulta. Para perguntas múltiplas, a IOB reserva-se ao direito de responder somente uma.
No que tange às obrigações acessórias ou de declarações, a orientação da IOB será limitada às instruções legais e manuais técnicos, de forma objetiva e pontual.
Não serão analisados os arquivos eletrônicos gerados por VOCÊ.
A IOB ressalta que em nenhuma hipótese prestará informações genéricas e/ou hipotéticas, devendo a dúvida sempre ser devidamente contextualizada.
A IOB ressalta que a Consultoria não abrange a análise de demandas judiciais ou extrajudiciais, bem como a realização ou conferência de cálculos ou exemplos matemáticos, planejamento societário ou tributário, elaboração e análise de contratos e de documentos, treinamentos/cursos remotos ou enquadramento de atividades.
IOB não fornece pareceres e assessoria, sendo nosso objetivo o esclarecimento de dúvidas através de informações dispostas na legislação.
A IOB esclarece que a análise tributária de produtos (por código NCM), é limitada à 5 unidades por consulta em se tratando de telefone. Quanto ao Chat e no IOB Responde é limitada apenas a 1 consulta.
A IOB esclarece que toda cobertura do nosso atendimento é limitada à legislação dos últimos 5 anos.
Sistemas
1.Módulo Folha de Pagamento
2.Módulo Fiscal
3.Módulo Contabilidade
4. Módulo Patrimônio
Será fornecido 2GB de infraestrutura de dados para a hospedagem e funcionamento do seu sistema. Havendo necessidade de GB adicionais, deverá ser efetuada contratação adicional com a IOB conforme planos específicos para sua necessidade.
A área de cobertura de legislação deverá ser consultada nas Condições Especificas do produto, fornecidas no ato da contratação, bem como todas as especificações técnicas descritas nas Condições Especificas no site da IOB https://iob.com.br/requisitos-minimos/ .
Sistema Financeiro e Serviços
O sistema Gestão Financeira automatiza processos, realiza conciliação bancária, emite de boletos com registro e retorno automático e, se contratado, poderá apoiá-los na confecção de contratos e assinatura eletrônicas de documentos.
A solução possui recursos relacionados a emissão de boletos e emissão de Notas Fiscais – NFS-e. Para consulta dos bancos contemplados para emissão do boleto, consulte sem as Condições Especificas do contrato celebrado. Para emissão da NFS-e a lista de cidades homologadas deverá ser consultada no site da IOB https://iob.com.br/requisitos-minimos/.
Sistema de Automação SPED e Auditoria
O objetivo principal é fornecer ao usuário os subsídios necessários para transmitir e também certificar, antecipadamente, a qualidade do conteúdo das informações oriundas de suas operações registradas e demonstradas às administrações tributárias públicas através de arquivos de obrigações acessórias exigidos em formato eletrônico pelo ambiente SPED.
A solução possui recursos relacionados ao EFD ICMS/IPI e EFD Contribuições e você poderá: (i) realizar a Validação no PVA (software do governo), transmitir os arquivos digitais SPED no software PVA entregues e aprovados (com advertências ou não) até a data limite determinada pelo Fisco; (ii) realizar auditoria por nível de criticidade (baixa à alta), desde que contratado o serviço; (iii) efetuar a assinatura digital (PVA); (iv) armazenar de forma segura os recibos de entrega.
É premissa que os arquivos submetidos possuam a estrutura, hierarquia e disposição de leiaute exigidos pela regulamentação pública validados e com sucesso pelos Programas Validadores disponibilizados gratuitamente pela Receita Federal do Brasil ou Secretaria da Fazenda, sendo sua tal responsabilidade.
Não consta no escopo do SERVIÇO a extração de arquivos eletrônicos de ERP, softwares ou Produtos, o que exime a IOB da responsabilidade de auxiliá-lo no entendimento e na preparação dos arquivos, exceto se houver integração com o sistema fiscal do IOB Online que permitirá de forma automatizada esse processo.
As informações constantes no arquivo SPED serão comparadas com a legislação vigente, com a finalidade de apontar inconformidades e inconsistências no arquivo digital. Esta análise propiciará a identificação de eventuais necessidades de ajustes na extração do arquivo, em parametrizações dos sistemas ou ainda em procedimentos internos, sendo essa sua responsabilidade.
O armazenamento, enquanto o contrato estiver ativo, sempre armazenará os documentos emitidos e que tiverem menos de 6 anos de emissão, sendo automaticamente excluído do sistema, todo e qualquer documento que possua prazo superior a 6 anos, cabendo a VOCÊ a realização do backup antes de atingimento do prazo descrito nessa cláusula.
Sistema para Documentos Fiscais DFe, Importação e Exportação XML, Fechamento Mensal, Indicadores DFe e Volumetria
Este SERVIÇO fornecerá uma solução web completa para captura, centralização, organização e guarda de documentos fiscais eletrônicos de empresas. É possível realizar a captura de diversas fontes, de forma automática, através de integrações com a SEFAZ, emissores de nota ou aplicativo de sincronização, e/ou manual. Ainda é possível validar automaticamente os tributos de NFe caso você possua Serviços compatíveis com essa integração.
Para isso deverá ser efetuada a configuração e cadastramento de certificados digitais a fim de realizar a consulta automática de notas de entrada na SEFAZ, bem como deverá ser realizado a gestão de documentos fiscais NF-e.
Para consulta completa dos tipos de Notas Fiscais atendidas, consulte os requisitos mínimos no site da IOB https://iob.com.br/requisitos-minimos/
O armazenamento, enquanto o contrato estiver ativo, sempre armazenará os documentos emitidos e que tiverem menos de 6 anos de emissão, sendo automaticamente excluído do sistema, todo e qualquer documento que possua prazo superior a 6 anos, cabendo a VOCÊ a realização do backup antes de atingimento do prazo descrito nessa cláusula.
Diagnóstico Tributário
Este SERVIÇO integrado ao Documentos Fiscais DFe, oferece a possibilidade de validar a carga tributária das suas notas fiscais, verificando os cálculos, alíquotas e percentuais expostos em suas notas fiscais com a finalidade de evitar erros tributários e automatizar o processo de conferência tributária das notas fiscais.
Sobre as verificações tributárias, abrangência e exceções e situações não atendidas, a IOB esclarece que deverá ser consultado os requisitos mínimos de sistema em https://iob.com.br/requisitos-minimos/ e especificações técnicas para utilização do produto conforme disponível nas CONDIÇÕES ESPECIFICAS.
Em situações especificas com mais de uma opção sugestiva de carga tributária é necessário a interação do usuário a Título de definição.
Esse serviço não possui dados a serem armazenados e necessidade de backup ou exportação de dados.
3. DO ACESSO E FORMA DE PRESTAÇÃO DOS SERVIÇOS
3.1 O acesso ao SERVIÇO será realizado via browser, conforme requisitos mínimos estabelecidos, tratando-se de uma ferramenta WEB sem necessidade de instalação do software, podendo ser acessado de qualquer computador que esteja conectado à internet, podendo algumas funcionalidades possuírem armazenamento em cloud, conforme detalhado nos requisitos mínimos do sistema https://iob.com.br/requisitos-minimos/.
3.1.2 Algumas funcionalidades disponíveis no produto só serão liberadas mediante a contratação de pacotes específicos. Dessa forma, consulte sempre a possibilidade de upgrade em relação aos SERVIÇOS que não estejam ativos no pacote inicialmente contratado por VOCÊ.
3.1.2.1 Caso o limite do pacote contratado seja excedido, será cobrado um valor adicional por item excedente, de acordo com a tabela de preço em vigor.
3.1.2.2 Caso o pacote mensal não seja utilizado dentro do mês, não haverá o acúmulo para o próximo mês.
3.1.2.3 O extrato de utilização poderá ser acessado dentro do próprio produto para consulta sobre o pacote contrato, limite disponível e utilizado. Não são registrados no extrato outros dados que não os mencionados nessa cláusula.
3.1.3 Determinados serviços/funcionalidades disponibilizados, permitirão a VOCÊ apoio em todas as rotinas operacionais, que poderá conter a medida do SERVIÇO contratado, conteúdo fiscal, tributário e trabalhista interpretado e atualizado em tempo real por uma equipe experiente e multidisciplinar, bem como suas demais características conforme especificado nas CONDIÇÕES ESPECIFICAS.
3.1.4 A senha definida para acessar os SERVIÇOS pode ser empregada para proporcionar um acesso unificado, conhecido como "login único" (SSO - Single Sign-On), facilitando o login em todos os outros produtos e serviços contratados por VOCÊ, desde que a funcionalidade de SSO esteja disponível no momento da tentativa de acesso.
3.3 Se aplicável ao SERVIÇO, a IOB fornecerá todos os dados de acesso, tais como usuário, senha e endereço eletrônico, sendo que VOCÊ será o único e exclusivo responsável pela manutenção e conservação da sua senha, bem como por todas as atividades que ocorram durante a sua utilização, bem como pelo cadastramento de usuários, gerenciamento de acessos, rotinas e horário de acesso ao sistema.
3.4 Para utilização do recurso de assinatura eletrônica em contratos, desde que contratado, na ocasião da utilização do serviço, a autenticação do usuário poderá ser realizada por e-mail, senha, código de acesso, IP, geolocalização, assinatura na tela, CPF, nome completo e quaisquer outros meios que a IOB achar válido, informações essas que serão gravadas e atribuídas, permanentemente, ao documento que o usuário estará assinando.
3.5 É terminantemente proibido a utilização de mecanismos de automação, robôs, web scraping ou quaisquer meios correlatos para extração automatizada de informações do IOB ONLINE. O uso desses meios acarreta problemas ao SOFTWARE e caracteriza utilização indevida do produto e da segurança das nossas informações, passível de rescisão imediata do contrato, em caso de identificação, independente de prévio aviso.
3.6 VOCÊ poderá configurar permissões de acesso e restrição de horários de acesso ao sistema. Para isso VOCÊ precisará efetuar as devidas configurações no acesso ao SERVIÇO.
4. SUAS OBRIGAÇÕES “VOCÊ”
4.1 Para a assinaturas de documentos na modalidade digital, mediante o uso de certificados digitais padrão ICP-Brasil, a IOB informa para todos os fins que o IOB ONLINE é compatível apenas com os certificados digitais A1, não sendo possível a utilização dos certificados A3 para quaisquer finalidades.
4.1.1 Para identificar se o módulo contratado possui esse recurso, consulte as Condições Especificas.
4.2 VOCÊ reconhece, aprova, e declara que confia no método utilizado pela IOB para inserção da assinatura eletrônica, e está seguro do grau de confidencialidade, integridade e autenticidade dos serviços. Dessa forma, declara desde já, estar de acordo, nos termos do artigo 10 da MP 2.200-2/01, com método adotado para assinar eletronicamente qualquer documento dentro do IOB ONLINE.
4.3 Os requisitos mínimos de acesso ao SERVIÇO deverão ser consultados periodicamente por VOCÊ no site da IOB https://iob.com.br/requisitos-minimos/ , pois as condições técnicas poderão ser alteradas sempre que inovações tecnológicas acontecerem, sendo que se houver alteração, não se garante a continuidade dos serviços em caso de não atualização do sistema operacional/ambiente tecnológico utilizado para acesso aos SERVIÇOS.
4.4 Para que seja realizada a transmissão dos arquivos SPED nos prazos solicitados pela Receita Federal do Brasil, VOCÊ deverá fornecer todas as informações exigidas para que a transmissão ocorra com sucesso, sendo possível a realização de auditoria desses arquivos desde que esse recurso esteja parametrizado, parametrização essa realizada exclusivamente por VOCÊ.
4.4.1 Realizar upload dos arquivos SPED Fiscal para que seja possível a automação de validação e aprovação junto ao PVA ou realizar a parametrização para automação desses arquivos de forma integrada.
4.4.2 Sempre consultar os arquivos de retorno do PVA a fim de que seja possível corrigir possíveis inconsistências para que os arquivos possam ser transmitidos.
4.4.3 A funcionalidade de auditoria, poderá ser contratada a parte conforme condição comercial vigente.
4.4.4 Caso ocorra transmissão de arquivo SPED com advertência bem como retificações, caberá única e exclusivamente a VOCÊ a conferência e decisão de transmissão e retransmissão desses arquivos.
4.4.5 A IOB informa que para os SERVIÇOS contratados, é altamente recomendado que seja realizada a extração de possíveis resultados gerados pelo produto após suas consultas.
4.4.6 Fornecer o certificado digital no modelo A1, com todas as procurações eletrônicas disponibilizadas dentro do certificado digital, para que VOCÊ consiga realizar todas as transmissões ao SPED.
4.4.7 Manter os arquivos e certificados digitais armazenados em um local seguro dentro do ambiente IOB.
4.5 VOCÊ poderá ou não, aceitar os apontamentos demonstrados pelos resultados das auditorias realizadas pelo IOB ONLINE.
4.6 VOCÊ deverá dispor de conhecimento tributário e contábil suficientes sobre suas operações e como elas devem estar dispostas nos arquivos eletrônicos, não atribuindo tal responsabilidade à equipe técnica de atendimento da IOB, exclusivamente habilitada para auxílio à utilização da aplicação em si.
4.7 Para os recursos envolvendo cadastramento de minutas contratuais, você poderá, desde que contratado, utilizar de forma automatizada o processo de assinatura eletrônica e a IOB garante que cada documento é único, inalterável e incorruptível, bem como serão criptografados e armazenados com segurança e privacidade durante toda a vigência do contrato.
4.7.1 VOCÊ deverá cadastrar corretamente todos os signatários do documento a ser assinado eletronicamente. Tendo em vista que a IOB não se responsabiliza pelo envio do documento ao signatário erroneamente cadastrado.
4.7.2 VOCÊ deverá ler atentamente o documento a ser assinado eletronicamente, uma vez que a IOB não tem qualquer ingerência acerca do conteúdo do documento.
4.8 Fica desde já acordado que VOCÊ se responsabiliza pela elaboração dos documentos a serem assinados eletronicamente, uma vez que a IOB não disponibiliza modelos/minutas de nenhum documento tampouco se responsabiliza pelas informações nele contidas, bem como é de sua inteira responsabilidade a validação e conferência de qualquer documentação, não podendo ser imputada a IOB a responsabilidade pela falta de validação.
5. DOS DADOS
5.1 Você é obrigado por lei a guardar os documentos emitidos. A IOB não possui obrigação em guardar os documentos emitidos no produto após o término do contrato, sendo está de sua inteira responsabilidade.
5.1.1 Quando contratado os módulos/soluções IOB com armazenamento em cloud, a guarda dos dados relacionados a estes serviços será de responsabilidade única e exclusiva da IOB enquanto vigente o contrato.
5.1.2 Para alguns módulos, conforme determinado nesse instrumento, o armazenamento enquanto vigente o contrato, contará com prazos específicos ou em algumas situações não se fazem necessárias. Dessa forma, consulte as especificações detalhadas e prazos de armazenamento nas previsões dos módulos contratados que fazem parte do seu pacote.
5.2 Logo após o término do período de aviso prévio/trial (quando o caso) e encerramento deste Contrato, se requerido por VOCÊ, obriga‐se a IOB desde que o pedido ocorra em um prazo de até 06 (seis) meses após o cancelamento do Contrato a entregar o download dos dados produtivos que estejam armazenados em nosso cloud, quando aplicável ao serviço.
5.3 Após o prazo de 06 (seis) meses e um dia contados da efetiva rescisão do contrato, os dados produtivos que foram armazenados pela IOB serão definitivamente excluídos, independente de aviso prévio, sem que exista possibilidade de quaisquer reparos ou recuperações em ambiente de produção.
5.3.1 Se após o cancelamento e dentro do prazo de 6 (seis) meses, houver a necessidade de reativação dos sistemas para alguma entrega de obrigação legal ou acessória, bem como extração de relatórios para fiscalizações, será necessário contratar novamente os serviços, conforme política comercial vigente.
5.3.1.1 Para o IOB ONLINE, não há possibilidade de extração dos dados em ambiente cloud e importação dos dados em ambiente local para consulta, tal como a modalidade do sistema on-premise.
6. DISPOSIÇÕES GERAIS
6.1 As demais disposições no contrato principal aplicar-se-ão na integra a esse serviço adicional, salvo no que contrariar expressamente o que estiver aqui mencionado e, poderá ser modificado a qualquer tempo por regras específicas e divulgadas publicamente, passando a vigorar a partir da data de sua publicação em conjunto a estas Condições Gerais de Contratação.
DATA DE ÚLTIMA ATUALIZAÇÃO: 04/09/2024
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